Lembaga pendidikan tinggi seni tradisional dapat hidup subur jika didirikan di tengah-tengah lingkungan yang mendukungnya, yang secara wajar dapat memberikan umpan balik. Pertumbuhan dan laju pengembangan seni itu sendiri hanya dapat terwujud dengan adanya innovator/tenaga kreatif seperti pendidik, seniman, kritikus dan penghayat seni yang memiliki kemampuan serta sikap terbuka. ISI Surakarta merupakan salah satu lembaga pendidikan tinggi seni di Indonesia. Visi yang diemban adalah dalam waktu 10 tahun ke depan mampu berperan sebagai kiblat kehidupan kreativitas dan keilmuwan seni-budaya bagi kemaslahatan manusia Indonesia (http//:www.isi.surakarta.ac.id).
Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu ditunjang adanya perpustakaan. Secara harfiah, unsur penunjang dapat diartikan sebagai sesuatu yang harus ada untuk kesempurnaan yang ditunjang. Sebagai unsur penunjang, perpustakaan tidak dapat diabaikan, khususnya dalam hal pencapaian visi. Selain sebagai jantung kehidupan perguruan tinggi, perpustakaan juga menjadi tempat akumulasi hasil penelitian, maupun pendukung informasi dan pengetahuan untuk melakukan penelitian.
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai unit pelaksana teknis di bidang perpustakaan, mempunyai tugas memberi pelayanan pustaka kepada civitas akademika, terutama dosen dan mahasiswa. Perpustakaan perguruan tinggi direncanakan dan dikembangkan untuk dapat membantu pelaksanaan program Tridharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan pelaksanaan sistem kredit pada program pendidikan, diharapkan dosen dan mahasiswa banyak memanfaatkan perpustakaan, sehingga perpustakaan perguruan tinggi dapat menjadi bagian dari kehidupan mereka. Hal ini baru dapat terjadi apabila manfaat perpustakaan telah mereka rasakan, yaitu dapat membantu mereka dalam melaksanakan program Tridharma. Untuk dapat merasakan manfaat jasa perpustakaan, mereka harus tahu caranya misalnya dengan mengetahui secara baik sumber-sumber informasi terpenting yang menyangkut bidang studinya masing-masing, mampu mendayagunakan koleksi perpustakaan, mampu menggunakan metode dan teknik penelusuran informasi dan mengenal jaringan kerjasama informasi (Soeatminah,1987:1).
Peran teknologi informasi
Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam manajemen pengetahuan terutama dalam bidang pengelolaan informasi secara elektronis termasuk perpustakaan. Bila dulu perpustakaan lebih berkonsentrasi pada penyedia informasi dalam bentuk fisik seperti seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi system katalog tertentu, dengan berkembangnya teknologi kini perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik. Teknologi digital juga telah merambah era baru dunia perpustakaan. Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh perpustakaan dalam menerapkan teknologi informasi secara digital. Keuntungan tersebut antara lain adalah mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan, memberikan layanan yang baik pada pemustaka, meningkatkan citra perpustakaan dan pengembangan infrastruktur baik secara regional, nasional dan global.
Perpustakaan ISI Surakarta
Sebagai salah satu Perpustakaan Perguruan Tinggi Seni Indonesia, Perpustakaan ISI Surakarta telah berbenah diri dalam melakukan kemajuan di bidang teknologi informasi. Pepustakaan peguruan tinggi sebagai unit pelaksana teknis di bidang perpustakaan, mempunyai tugas memberi pelayanan pustaka kepada civitas akademika, terutama dosen dan mahasiswa. Perpustakaan perguruan tinggi direncanakan dan dikembangkan untuk dapat membantu pelaksanaan program Tridharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan pelaksanaan sistem kredit pada program pendidikan, diharapkan dosen dan mahasiswa banyak memanfaatkan perpustakaan, sehingga perpustakaan perguruan tinggi dapat menjadi bagian dari kehidupan mereka. Hal ini baru dapat terjadi apabila manfaat perpustakaan telah mereka rasakan,yaitu dapat membantu mereka dalam melaksanakan program Tridharma. Untuk dapat merasakan manfaat jasa perpustakaan,mereka harus tahu caranya misalnya dengan mengetahui secara baik sumber-sumber informasi terpenting yang menyangkut bidang studinya masing-masing, mampu mendayagunakan koleksi perpustakaan, mampu menggunakan metode dan teknik penelusuran informasi, dan mengenal jaringan kerjasama informasi (Soeatminah,1987:1).
Sebagai perpustakaan di bawah naungan perguruan tinggi seni, produk yang dihasilkan memiliki ciri khas dan keunikan tersendiri karena koleksi yang diadakan dan dimiliki, mayoritas bertema tentang kesenian. Baik kesenian daerah, nasional maupun hasil karya dari mahasiswa dan dosen seni. Koleksi yang ada meliputi koleksi buku baik tercetak maupun digital. Selain itu juga ada koleksi karya audiovisual. Untuk koleksi tercetak meliputi buku umum, buku teks, buku referensi, skripsi, thesis, disertasi dan penelitian. Sedangkan koleksi audiovisual terdiri atas kaset audio, kaset video, piringan hitam dan pita reel. Koleksi buku dan audiovisual yang diadakan perpustakaan ISI Surakarta berasal dari pembelian yang didakan setiap tahun, sumbangan buku, dan kadang sumbangan dari instansi lain.
Ada beberapa jenis layanan yang dimiliki Perpustakaan ISI Surakarta. Layanan tersebut adalah layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan serial, layanan pustaka rekreatif, layanan pandang dengar,layanan fotokopi/scan,layanan bebas pustaka,Hot Spot Area,OPAC,layanan E-Journal,layanan bimbingan pemustaka dan layanan karya-karya akademik. Selain Perpustakaan ISI Surakarta, ada juga perpustakaan jurusan antara lain Perpustakaan Tari, Perpustakaan Karawitan, Perpustakaan Karawitan, Perpustakaan Pedhalangan, Pepustakaan Seni Rupa dan Perpustakaan Pascasarjana. Sistem layanan menggunakan open acces system atau system terbuka dengan memberi kesempatan kepada pengunjung untuk mengambil pustaka sendiri di rak. Sedangkan layanan referensi hanya bisa dibaca di tempat. Selain itu Perpustakaan ISI Surakarta juga menyediakan fasilitas berupa ruang yang nyaman untuk pengunjung perpustakaan.
Koleksi dan beragam jenis layanan yang dimiliki perpustakaan merupakan kekayaan (asset) yang harus sebesar-besarnya dimanfaatkan oleh pengguna secara optimal. Dengan perannya yang strategis, perpustakaan perlu didukung oleh kemampuan teknik-teknik yang efisien dan efektif dalam penggunaan sarana (layanan) perpustakaan untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya,karena kemampuan mencari informasi tidak kalah pentingnya dengan informasi itu sendiri. Disamping itu perlu pula disadari bahwa library is the growing organism, perpustakaan adalah organisasi yang selalu tumbuh dan berkembang. Sehingga segala perkembangan yang terjadi dalam perpustakaan berkaitan dengan pemanfatan sumber-sumber informasi dan pelayanan harus disebarluaskan kepada pemakai (digital library UPT Perpustakaan ISI Surakarta).
Seiring dengan perkembangan teknologi baru, Perpustakaan ISI Surakarta melakukan beberapa pembenahan pada produk yang sudah ada. Beberapa koleksi tercetak lambat laun mulai dialihkan dan dikemas menjadi koleksi digital. Penggunaan komputer untuk pengelolaan informasi menjadi solusi dan kebutuhan seiring inovasi yang berkembang di perpustakaan. Aplikasi software yang dikembangkan di perpustakaan juga semakin maju. Tahun 2006 perpustakaan memiliki software Dewa Pustaka. Sesuai tuntutan kebutuhan informasi,software tersebut diganti dengan nama yang baru yaitu SIGILIB yang lebih memudahkan pengguna untuk mencari dan melakukan penelusuran informasi. Beragam produk yang ada di perpustakaan seperti koleksi, jenis layanan dan beragam fasilitas di dalamnya tidak akan ada faedahnya jika tidak dikomunikasikan kepada pengguna perpustakan. Sulistyo Basuki mengatakan bahwa eksistensi perpustakaan muncul karena kebutuhan masyarakat serta dipelihara dan dikembangkan oleh masyarakat. Untuk memenuhi kebutuhan kultural dan informasi pemakai maka pustakawan harus mampu mengenali kebutuhan pemakai, mengusahakan tersedianya jasa pada waktu diperlukan, serta mendorong pemakai menggunakan perpustakaan (Sulistyo Basuki,1991:127-128).
Setiap perpustakaan memiliki cara masing-masing agar pengguna mau terbujuk datang dan mau memanfaatkan fasilitas perpustakaan. Bagi perpustakaan yang memiliki dana besar seperti Perpustakaan Nasional , mereka memanfaatkan iklan sebagai sarana untuk mengingatkan pengunjung agar mau berkunjung ke Perpustakaan. Baik iklan melalui televisi, media cetak, radio maupun media lainnya sehingga pengunjung merasa diingatkan agar datang ke perpustakaan. Sementara bagi perpustakaan yang kurang memiliki dana, menuntut perpustakaan untuk lebih cerdas mempromosikan perpustakaan, agar pengguna mengenal akan produk atau kegitan yang dilakukan oleh perpustakaan. Anggaran perpustakaan yang relatif kecil mendorong pustakawan sebagai pengelola perpustakaan dituntut lebih kreatif dan inovatif dalam mengenalkan dan membujuk pengguna perpustakaan untuk lebih peduli menengok produk apa saja yang diadakan perpustakaan.
Software SIGILIB merupakan aplikasi teknologi informasi di perpustakaan ISI Surakarta. Desain dari SIGILIB telah dirancang sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pemustaka dapat mengakses SIGILIB dari manapun mereka berada baik melalui komputer PC, handphone atau laptop. Pemustaka dapat mengakses SIGILIB melalui alamat: http://sipadu.isi-ska.ac.id/sigilib/cari.php. Pada laman sigilib tersebut pemustaka dapat melakukan beberapa akses yang memudahkan mereka untuk menelusur informasi. Koleksi perpustakaan dapat ditelusur dengan menulis kata kunci pada kolom yang tersedia. Ada beberapa pilihan bentuk koleksi yang ditampilkan SIGILIB antara lain berupa buku, skripsi ,karya ilmiah,audio dan video. Pemustaka cukup mengetik koleksi yang dicari dengan berbekal nama pengarang, judul atau subjek yang ditelusuri. Jika koleksi tersebut dimiliki oleh Perpustakaan ISI Surakarta, otomatis pemustaka dapat melihat tampilan koleksi yang dicari sesuai tulisan yang diketikkan. Keberadaan koleksi tersebut juga muncul di layar komputer. Apakah koleksi ada di Perpustakaan Pusat, Perpustakaan Pascasarjana atau Perpustakaan jurusan lainnya. Adapun koleksi yang berwujud audio dan video, pemustaka dapat menikmati sajian koleksi tersebut dalam durasi yang telah didesain oleh Perpustakaan.
“Tak kenal maka tak sayang”. Pada kenyataannya, software SIGILIB yang telah diadakan oleh Perpustakaan ISI Surakarta belum sepenuhnya dimanfaatkan oleh pemustaka ISI Surakarta. Hal ini terbukti dengan masih banyaknya pemustaka yang datang berkunjung ke Perpustakaan ISI Surakarta dan masih bingung dalam melakukan pencarian informasi. Pemustaka datang ke perpustakaan, bertanya pada petugas perpustakaan tentang koleksi yang dicarinya. Peran pustakawan, sangat dibutuhkan dalam menuntun pemustaka untuk memanfaatkan koleksi yang dicarinya. Selain itu, Perpustakaan ISI Surakarta juga telah berupaya sekuat tenaga untuk mensosialisasikan SIGILIB bagi pemustaka. Misalnya saja dengan mengadakan kegiatan ‘user education’ bagi mahasiswa baru agar mereka tahu tentang produk produk perpustakaan. Perpustakaan perlu memberi leaflet tentang produk SIGILIB, sehingga pemustaka yang belum mengetahui tentang manfaat SIGILIB, dapat membaca dan memanfaatkannya. Sosialisasi tentang SIGILIB mungkin juga perlu diperluas dengan mengaktifkan peran pustakawan dalam menyampaikan informasi secara lisan kepada pemustaka.
Daftar Pustaka
Digital libarary UPT Perpustakaan ISI Surakarta: http:www.isi.surakarta.ac.id
Lasa, Manajemen Perpustakaan Penerbit. Yogyakarta : Pustaka Pelajar,2003
Soeatminah,1987 Pelayanan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Depdikbud
Sulistyo-Basuki,1991: Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Trimo Soejono,M.L.S, 1992: Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan .Bandung : Rosdakarya.
(upload by R.Lalan Fuandara)