EVALUASI KOLEKSI TERHADAP KETERSEDIAAN BAHAN PUSTAKA : Analisis Silabi (Oleh: Mustofa, SIP.)

 A. Pendahuluan

Setiap perpustakaan tentunya mempunyai visi yang berbeda, namun dapat dipastikan bahwa perpustakaan itu dikatakan berhasil bila banyak digunakan oleh komunitasnya. Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat derni kepentingan pengguna perpustakaan. Pustakawan yang diberi tugas di bidang pengembangan koleksi, harus tahu betul apa tujuan perpustakaan tempat mereka bekerja dan siapa penggunanya, serta apa kebutuhannya.

Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standar, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association membagi metode kedalarn ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi secara periodik dan sistematik untuk memastikan bahwa koleksi itu mengikuti perubahan yang terjadi, dan perkembangan kebutuhan dari komunitas yang dilayani.

Perpustakaan sebagai unit pemberi jasa/layanan selalu menaruh perhatian pada pengukuran kinerja dalam memenuhi kebutuhan para penggunanya, dan meyakinkan diri bahwa berbagai sumber daya yang dipilih bermanfaat bagi konsumennya. Akhir­-akhir ini minat untuk pengukuran kinerja semakin menguat. Hal itu sebagian disebabkan oleh tekanan untuk lebih memanfaatkan sumber daya dengan lebih efisien, bersarnaan dengan perhatian pada pemenuhan kebutuhan pengguna dengan lebih efektif. Disamping itu juga adanya tekanan dari pihak penyandang dana untuk memanfaatkan dana secara optimal, pada waktu yang sama pengguna dari jasa-jasa perpustakaan semakin tinggi tuntutannya. Setiap penilaian pada koleksi seharusnya memasukkan sebuah petimbangan pada seberapa baiknya koleksi itu memenuhi harapan dan kebutuhan pengguna.

     Silabi / silabus adalah komponen yang dibutuhkan dalam kelancaran sistem pendidikan dan pengajaran. Setiap pertemuan tatap muka dalam kuliah tertulis secara lengkap dan rinci. Begitu juga sumber bahan rujukan yang dipakai dan dicantumkan dalam silabi tersebut harus mengacu pada sumber bacaan yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Berbicara mengenai silabi ternyata  masih banyak dosen yang belum membuat dan mengumpulkan silabi yang akan digunakan dalam perkuliahan. Sehingga patut dipertanyakan sumber-sumber bahan rujukan yang dipake dalam perkuliahan tersebut. Apakah mengacu pada sumber rujukan yang telah dimiliki oleh perpustakaanJurusan Karawitan atau menggunakan sumber rujukan lain yang tidak dimiliki oleh perpustakaan Jurusan karawitan.

B. Rumusan Masalah

Terkait latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam makalah  ini adalah  bagaimana evaluasi koleksi terhadap ketersediaan bahan pustaka yang dilakukan di UPT Perpustakaan ISI Surakarta?

C. Pembahasan

1. Gambaran Umum Perpustakaan Jurusan karawitan

 Perpustakaan Jurusan Karawitan didirikan pada tahun 2004, hal ini disebabkan agar mahasiswa di Jurusan karawitan dapat mengakses informasi dan koleksi secara mudah, dan dekat. Perpustakaan Jurusan Karawitan menempati ruangan yang luasnya sekitar 60 meter persegi, berada di lantai satu Jurusan Karawitan. Lokasi ini cukup strategis dan mudah dijangkau oleh pemustaka.

    2. Jenis Koleksi

Perpustakaan Jurusan Karawitan memiliki koleksi yang berbeda dengan koleksi perpustakaan lain. Selainmemiliki koleksi buku, ciri khas yang dimiliki adalah koleksi audio visual, karena koleksi ini menjadi rujukan untuk perkuliahan., terutama koleksi tentang musik tradisi dan musik etnis.

Tabel 1. Daftar Koleksi Buku

Tabel 2. Daftar Koleksi Audio Visual

   3. Landasan Teori

a. Metode Evaluasi

Pokok bahasan berikut ini adalah beberapa metode dalam evaluasi. Berbagai metode evaluasi koleksi telah dibahas dalam berbagai tulisan, untuk memilihnya tergantung pada tujuan dan kedalaman dari proses evaluasi. George Bonn (dalam Evans, 2000)[1] memberikan lima pendekatan umum terhadap evaluasi, yaitu:
1). Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki

2). Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi

3). Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan
4). Pemeriksaan koleksi langsung
5).Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.
Berbagai standar, daftar pencocokan (checklist), katalog, dan bibliografi adalah beberapa sarana lain bagi pelaksana evaluasi. Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA’s Guide to the Evaluation of Library Collections) membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi. Metode tersebut difokuskan untuk sumber daya tercetak, tetapi ada unsur-unsur yang dapat digunakan dalam evaluasi sumber daya elektronik. Ada pun metode itu adalah[2]:
1) Metode Terpusat pada Koleksi
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
· Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog
· Penilaian dari pakar
· perbandingan data statistik
· Perbandingan pada berbagai standar koleksi
2). Metode Terpusat pada Penggunaan
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
· Melakukan kajian sirkulasi
· Meminta pendapat pengguna
· Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan
· Melakukan kajian sitiran
· Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca)
· Memeriksa ketersediaan koleksi di rak

Setiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Seringkali yang terbaik adalah menggunakan beberapa metode yang saling dapat menutupi kelemahannya.

Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara lama yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi. Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain, biasanya menghasilkan data numerik seperti: “perpustakaan A mempunyai x % dari buku-buku yang ada di daftar itu”. Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Beberapa contoh bibliografi yang standar adalah: Books for College Libraries, Business Journals of the United States, Public Library Catalog, Guide to Reference Books, Best Books for Junior High Readers (standar ini banyak dikeluarkan oleh American Library Association) dan Core Lists untuk berbagai subjek tertentu (dikumpulkan oleh Association of College and Research Libraries, Amerika Serikat). Untuk terbitan dari Indonesia belum ada, karena membuat dokumen seperti itu membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang sangat besar.
Bila bibliografi standar tidak dimiliki, pelaku evaluasi bisa mengundang beberapa pakar dalam subjek yang akan dievaluasi. Pakar tersebut diminta untuk melihat beberapa bibliografi dalam subjek keahliannya dan menentukan bibliografi yang bisa dijadikan dasar untuk mengevaluasi koleksi dalam subjek itu. Disarankan koleksi perpustakaan dievaluasi sesering mungkin terhadap bibliografi yang standar, agar mutu koleksi itu tetap terjaga. Semakin tinggi persentase kecocokan antara koleksi dengan bibliografi standar untuk subjek tertentu, semakin baik.
Evaluasi koleksi menggunakan bibiografi sebagai daftar pencocokan dilakukan pertama kali pada tahun 1933 oleh pustakawan di perpustakaan University of Chicago. Pada saat itu mereka menggunakan 300 bibliografi untuk mencocokkan seluruh koleksi yang ada di perpustakaan, dalam rangka penentuan kebutuhan pengguna di masa depan. Untuk melakukan evaluasi koleksi, berbagai daftar pencocokan bisa digunakan. Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang akan dicocokkan semakin banyak waktu dibutuhkan untuk melakukannya. Namun terlalu sedikit daftar yang digunakan untuk evaluasi koleksi juga memberikan hasil yang kurang baik.
Memang dengan adanya data katalog di komputer, OPAC (Online Public Access Catalog), akan sangat mempercepat proses pencocokan koleksi dengan daftar. Perlu juga diteliti apakah publikasi yang didaftar pada daftar pencocokan (checklist) itu sesuai dengan tujuan dari perpustakaan. Bisa saja daftar itu memang tidak sesuai dengan koleksi yang harus dibina di perpustakaan itu. Di negara maju seperti Amerika Serikat dimana pangkalan data dari jaringan berbagai perpustakaan banyak tersedia, mereka membuat bibliografi khusus yang memang diperuntukkan sebagai sarana untuk evaluasi koleksi. Bibliografi yang dibuat khusus itu lebih tepat untuk sarana evaluasi koleksi.

b. Silabus
Berikut adalah beberapa definisi tentang silabus dalam konteks dunia pendidikan dari berbagai sumber yang berhasil dihimpun:

• Menurut Salim,[3]” “silabus adalah garis besar, ringkasan, ikhtisar, atau pokok-pokok isi atau materi pembelajaran.”
• Menurut Yulaelawati,[4] 2004:123, “silabus merupakan seperangkat rencana serta pengaturan pelaksanaan pembelajaran dan penilaian yang disusun secara sistematis memuat komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai penguasaan kompetensi dasar.
• Menurut com, silabus adalah dokumen-dokumen yang ditulis dan dibagikan oleh profesor (dosen/guru) untuk memberikan siswa suatu pengetahuan awal (overview) tentang pembelajaran yang akan dilaksanakan. Silabus umumnya dibagikan di hari pertama masuk kelas, dan mengandung unsur-unsur seperti: judul-judul perkuliahan dan penjadwalan pembelajaran, nama profesor/guru/dosen lengkap dengan alamat kontaknya, harapan-harapan selama pembelajaran dan kehadiran, topik dan bab yang dicakup, tanggal-tanggal tes, tanggal-tanggal penting lainnya, kebijakan penilaian (perangkingan), buku teks yang dibutuhkan dan material lainnya..
• Menurut reference, silabus (jamak: silabi) adalah sebuah outline (garis besar) pernyataan dari poin-poin utama suatu kursus/pendidikan/pembelajaran, subjek dari suatu pembelajaran/kursus, konten dari kurikulum, dan sejenisnya.

Prinsip pengembangan silabus menurut  Mulyasa dalam Waha[5]  mengemukakan bahwa prinsip pengembangan  silabus adalah sebagai berikut:

1. Ilmiah, yakni keseluruhan materi dan kegiatan yang menjadi muatan dalam silabus harus benar, logis, dan dapat dipertanggung jawabkan secara keilmuan pengembangan silabus.
2. Relevan, ruang lingkup, kedalaman, tingkat kesukaran, dan urutan materi dalam silabus disesusikan dengan karakteristik peserta didik.
3. Fleksibel, yakni bahwa pelaksanaan program, peserta didik dan lulusan memiliki ruang grak dan kebebasan dalam bertindak, artinya dapat mengakomodasi berbagai ide baru atau memperbaiki ide-ide sebelumnya.
4. Kontinunitas, yakni berkesinambungan, artinya bahwa setiap program pembelajaran yang dikemas dalam silabus memiliki keterkaitan satu sama lain dalam membentuk kompetensi dan pribadi peserta didik.
5. Konsisten, yakni bahwa antara standar kompetensi, kompetensi dasar, indicator, materi pokok, pengalaman belajar, sumber belajar, dan system penilaian memil iki hubungan yang konsisten (ajeng) dalam membentuk kompetensi peserta didik.
6. Memadai, yakni ruang lingkup indicator, materi standar, pengalaman belajar, sumber belajar dan system penilaian yang dilaksanakan dapat mencapai kompetensi dasar yang telah ditetapkan.
7. Aktual dan konstektual, yakni ruang lingkup kompetensi dasar, indicator, materi pokok, pengalaman belajar, sumber belajar, dan system penilaian yang dikembangkan memperhatikan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni mutakhir dalam kehidupan nyata, dan pristiwa yang sedang terjadi dan berlangsung dimasyarakat.
8. Efektif, yakni memperhatikan keterlaksanaan silabus tersebut dalam proses pembelajaran, dan tingk at pembentukan  kompetensi sesuai dengan standar kompetensi yang telah  ditetapkan.
9. Efesien, yakni upaya untuk memperkecil atau menghemat penggunaan dana, daya dan waktu tanpa mengurangi hasil atau kompetensi standar yang ditetapkan.

4. Mengapa Evaluasi Koleksi Perlu Dilakukan?
Sebuah perpustakaan seringkali menghadapi berbagai pertanyaan baik dari organisasi induk maupun dari komunitasnya. Beberapa pertanyaan yang timbul, antara lain:

• Apakah kekuatan dari koleksi perpustakaan itu?
• Seberapa efektif perpustakaan memanfaatkan dana pengembangan koleksi?
• Seberapa besar manfaat koleksi terhadap komunitas yang dilayani?
• Bagaimana keadaan koleksi perpustakaan itu dibandingkan dengan koleksi perpustakaan yang setara?

Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut dokumen “Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi” (2005)[6] adalah:
a. mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
b. menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi
c. mengikuti perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi
d. meningkatkan nilai informasi
e. mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
f. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.

5. Evaluasi Koleksi Terhadap Ketersediaan Bahan Pustaka: Aalisis Silabi

Dari Hasil wawancara dengan bapak Suraji selaku Kepala Jurusan Karwaitan, maka didapatkan daftar rujukan untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu dengan menggunakan acuan GBBP (Garis-garis Besar Program Pengajaran). Sebagai sampel evaluai koleksi terdiri 20 mata kuliah dan 55 bahan koleksi sebagai rujukan.

Tabel 1. Daftar Nama Mata Kuliah

Tabel 3. Analisis pencocokan melalui buku induk dan Opac

Dari ujicoba yang menggunakan metode terpusat pada koleksi pencocokan pada daftar kemudian dianalisis  dengan exel maka diperoleh hasil 54.55% koleksi ada di perpustakaan jurusan karawitan, dan 45.45% koleksi tidak ada di perpustakaan jurusan karawitan.

DAFTAR PUSTAKA

……………, 2005. Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP) : Jurusan Karawitan. Surakarta: STSI.

_________, 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. ed. ke 3. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional RI. Jakarta.

Evans, G. Edward and Zarnosky, Margaret R. 2000. Developing Library and Information Center Collections. Libraries Unlimited. Englewood, Colorado.

Salim, Peter (1987). The Contemporary English – Indonesia Dictionary. Jakarta: Modern English Press.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Pustaka Utama. Jakarta.

Yulia, Yuyu. 2012. Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Yulaelawati, Ella. 2004. Kurikulum dan Pembelajaran: Filosofi, Teori dan Aplikasi.  Bandung:Pakar Raya

[1] Evans, G. Edward and Zarnosky, Margaret R.. Developing Library and Information Center Collections. (Libraries Unlimited. Englewood, Colorado. 2000)
[2] Yulia, Yuyu. Pengembangan Koleksi. (Jakarta: Universitas Terbuka, 2012).

[3] Salim, Peter,1987. The Contemporary English – Indonesia Dictionary. (Jakarta: Modern English Press), hlm. 98.

[4] Yulaelawati, Ella. 2004. Kurikulum dan Pembelajaran: Filosofi, Teori dan Aplikasi.  (Bandung:Pakar Raya), hlm.123.

[5] Wahab, Abd. Strategi Pengembangan Silabus dan RPP bagi Guru Peserta Diklat di Lingkungan Balai Diklat Keagamaan Medan. dalam http://sumut.kemenag.go.id/file/file/TULISANPENGAJAR/rejx1378343939.pdf diakes pada hari rabu, tanggal 20 Mei 2015.

[6] _________, Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. ed. ke 3. (Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional RI,  2005).

(upload by R.Lalan Fuandara)